في البداية حث رئيس مجلس إدارة المؤسسة المهندس عباس قطان رؤساء المجموعات بالالتزام بفتح المكاتب يوم 10 من الشهر الجاري كحد أقصى والالتزام بمتابعة خدمات الحجاج مع القطاعات التنفيذية الأخرى، والاستقبال والترحيب بالحجاج مما يعكس الخدمات التي تقدمها الحكومة الرشيدة لضيوف الرحمن، مؤكداً على المطوفين الحرص على استنطاق الحجاج للأدعية المشروعة في الحج كدعاء طواف القدوم ويوم عرفة.

وأكد على رؤساء المجموعات الالتزام بحضور الدورات والاجتماعات واللقاءات التي تقيمها المؤسسة والجهات ذات العلاقة، وجودة الخدمة المقدمة للحجاج، والالتزام بتفويج الجمرات والحرم.

في ذات الشأن أوضح نائب رئيس مجلس إدارة المؤسسة المطوف محمد معاجيني أن أجمالي المطوفين الذين سيقومون بخدمة حجاج الدول العربية نحو 1500 مطوف مقسمين على 121مجموعة خدمة ميدانية، مشيراً إلى أن عدد الحجاج الذين سيؤدون مناسك الحج هذا العام نحو 300 ألف حاج من 19 دولة عربية.

بعد ذلك قدم المشرف على برنامج التطويف المركزي الدكتور عثمان قزاز عرضاً عن خطة تفويج حجاج بيت الله الحرام لأداء طواف القدوم، مشيراً إلى أن المشاركين في البرنامج المطوفين وأبناء المطوفين والمطوفات وطلاب الجامعات لافتاً إلى أن مدة التنفيذ ستكون شهراً كاملاً ابتداء من 8 من الشهر الجاري حتى الــ 8 من ذي الحجة.

وأكد الدكتور قزاز أن الهدف من البرنامج تمكين حجاج بيت الله الحرام من أداء طواف القدوم وفق تنظيم يتماشى مع قدسية المكان والزمان محققين خدمة راقية وفق آلية عمل تظهر الرعاية الكريمة لضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام ومساعدتهم على أداء طواف القدوم بشكل صحيح مع المحافظة على أمنهم وسلامتهم.

واستعرض قزاز آلية تنفيذ خطة التطويف من خلال تنسيق الجهود المبذولة من كافة مؤسسات الطوافة والجهات ذات العلاقة في سبيل تنظيم عملية طواف القدوم، والتنسيق مع الرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي لتدريب واختبار المطوفين ومن ثم منحهم الرخصة اللازمة لممارسة المهنة، وعقد لقاءات مع رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية وشرح برنامج التطويف وأهميته ودورهم في بث الوعي بين الحجاج للاستفادة من هذا البرنامج، وتوجيه حملة توعوية للحجاج والجهات المسؤولة.

وأكد أنه يتم تقييم المشروع لرصد المشكلات التي قد تواجه المطوفين أثناء الطواف بالحجاج وتحديد فاعلية المراكز، وقيام المرشدين التابعين لمكتب الخدمة الميدانية تحت إشراف عضو التطويف والجمرات بتجميع الحجاج الراغبين في الطواف من أجل التوجه بهم إلى الحرم بعد إعطائهم الأساور الخاصة بمكتب الخدمة على أن تمنح المجموعة المكونة من 50 حاج بمطوف ومساعد لضبط المجموعة، واستقبال الحجاج فور وصولهم إلى الحرم من قبل مشرفي المراكز الميدانية لبرنامج التطويف.